Usando el Asistente de Programación de MS Outlook para enviar CORRECTAMENTE invitaciones a reuniones
¡Hola héroes!
Supongamos que queremos enviar una invitación para una reunión. Hacemos click en nuevos elementos, reunión (o usaríamos el botón Responder con Reunión sobre el correo electrónico) y luego seleccionaríamos las personas a las que queremos enviar la invitación.
Una vez que hemos completado el título y las personas necesárias, determinamos si queremos que sean necesarias u opcionales, y seleccionamos una hora de inicio y finalización tentativas para la reunión.
¿Cómo nos aseguramos de que las personas que queremos que asistan a la reunión tienen tiempo disponible para participar?
La forma correcta de programar una reunión con Outlook es utilizar la función de Asistente para Programación.
Luego de colocar el título, las personas obligatorias u opcionales y una fecha de inicio y finalización, hacemos clic en asistente para programación y se nos abrirá una vista donde tendremos todos los asistentes. Podemos marcarlos aquí como necesarios u opcionales y si son miembros de nuestra organización, podremos ver cuáles son las franjas horarias que tienen en sus calendarios como libres u ocupados. En esta vista también podemos agregar recursos, que pueden ser dispositivos (proyectores, pantallas) o salas de reunión.
Luego podemos proceder a seleccionar la franja horaria en la que todos los asistentes tienen tiempo libre. Si debido a la cantidad de asistentes esto se vuelve complejo, podemos usar la opción de Autoselección, seleccionando:
Personas necesarias (buscará tiempo disponible solo para personas marcadas como necesarias)
Personas necesarias y un recurso (buscará el tiempo disponible solo para las personas marcadas como necesarias y el primer recurso disponible)
Todas las personas y un recurso (buscará el tiempo disponible para todos, ya sea marcado como necesario u opcional más el primer recurso disponible)
Todas las personas y recursos (buscará el tiempo disponible para todos, ya sea marcado como necesario u opcional más el tiempo disponible para todos los recursos)
Una vez que hayas escogido tu opción, la selección automática pasará inmediatamente al siguiente intervalo de tiempo disponible que cumpla con tus requisitos. Ten en cuenta que esto se basa en la información que es ingresada en el calendario en Outlook por todos los miembros de tu organización, por lo tanto, para asegurarte de que la programación funcione, todos los miembros de tu organización deben usar su calendario de Outlook para realizar un seguimiento de su tiempo libre.
¿Tiene algún consejo sobre el Asistente para programación? Por favor comenta a continuación
¿Quiere más trucos y consejos de productividad de Outlook? Suscríbete a nuestro boletín aquí
¡Asegúrate de seguir nuestras redes sociales, me gusta y suscríbete!
Si encuentras útil el contenido, ayúdanos compartiendo con quién crees que se beneficiaría.
