Usando FINDTIME para VOTAR sobre el horario de una reunión
¡Hola Héroes!
Si están cansados de los correos electrónicos que van y vienen tratando de organizar una reunión entre personas, ya sea de la misma organización o de diferentes organizaciones, ya sea porque no usan su calendario correctamente o porque no tienes acceso para ver cuáles son sus espacios disponibles, entonces, esta es la aplicación que necesitas tener en cuenta:
FindTime
Este complemento se llama FINDTIME
FindTime es un complemento que funciona tanto para las versiones Outlook Desktop como Outlook Web, y esencialmente crea una encuesta / sondeo para los asistentes, con horas y fechas propuestas para la reunión. En lugar de correos electrónicos de ida y vuelta con horarios y horarios propuestos, simplemente envías las opciones y, al votar y al llegar a un consenso, la reunión se programa automáticamente. Lo mejor de todo es que es completamente GRATIS.
¿Cómo instalarlo?
Lo primero que debemos hacer es ir a Outlook y obtener complementos. Busca FindTime e instálalo. Una vez que hayas instalado Findtime en tu Outlook, tendrás el botón disponible en la parte superior de la pestaña Inicio en la cinta de acciones.
¿Cómo usarlo?
Siempre que selecciones un mensaje y desees utilizar FindTime, puedes hacer click en responder con la encuesta de la reunión (haciendo clic directamente en el botón FindTime), o responder al mensaje y luego hacer clic en el botón FindTime. Te mostrará una lista de diferentes opciones, fechas y horas y la disponibilidad de las personas para las que puedes ver disponibilidad que fueron incluidas como destinatarios en el correo electrónico.
Selecciona las opciones, incluida la duración y las fechas propuestas (horas y fechas, sin límite en la cantidad de opciones) y puedes dejar la opción para una reunión en línea (el servicio utilizado será el establecido de forma predeterminada por el administrador de tu empresa, ya sea MS Teams o Skype) o escribe una ubicación física (sala de reuniones, por ejemplo).
En otras configuraciones, puedes optar por recibir notificaciones sobre las actualizaciones, programar automáticamente la reunión cuando los asistentes lleguen a un consenso, mantener las horas seleccionadas en tu calendario (esto va a colocar todas las opciones diferentes que marcaste como “ocupado” en tu calendario), etc.
Después de seleccionar todas las opciones y hacer clic en Aceptar, se agrega automáticamente una encuesta de invitación al cuerpo de su correo electrónico. Una vez que lo envíes, los asistentes podrán hacer click en el cuerpo del correo electrónico para ver las opciones de la reunión y serán llevados a un sitio web donde tendrán que seleccionar su nombre y luego votarán cuál de los diferentes horarios prefieren.
Dependiendo de las preferencias que establezcas en la encuesta de la reunión, una vez que todos los asistentes hayan votado, recibirás un correo electrónico indicando que la votación concluyó. Si seleccionaste la opción de enviar automáticamente una vez que se alcance el consenso, recibirás un correo electrónico con el consenso de la votación y automáticamente también recibiría la invitación del calendario con la reunión en línea.
Esta es una gran herramienta para usar, especialmente si estás tratando de organizar reuniones con personas fuera de tu organización, porque no puedes tener acceso para verificar su disponibilidad.
TIP PRO: Trata de minimizar el número de opciones a 2 o 3, en días diferentes. Cuantas menos opciones utilices, mayores posibilidades tendrás de que los asistentes elijan un horário.
¿Tienes algún consejo sobre FindTime? ¿Lo has usado anteriormente? Por favor comenta a continuación
¿Quieres más trucos y consejos de productividad? Suscríbete a nuestro boletín aquí
¡Asegúrate de seguir nuestras redes sociales, me gusta y suscríbete!
¿Usas Outlook Web? Mira el video aquí
